Bezpieczeństwo w każdej większej lub mniejszej firmie powinna być priorytetem. Strzeżenie danych oraz właściwe przechowywanie dokumentów narzucają przepisy RODO. Również z perspektywy samego przedsiębiorcy jest to bardzo istotne, ponieważ nierzadko informacje to jedne z najważniejszych aktywów danej firmy. W związku z coraz powszechniejszym wykorzystaniem Internetu i technologii cyfrowej, zabezpieczenia wymagają nie tylko dokumenty papierowe, ale też dane znajdujące się na płytach głównych. Jak to robić skutecznie?
Jak chronić dane w firmie?
Istnieje wiele sposobów na skuteczną ochronę w firmie, a wprowadzenie konkretnych narzędzie w dużej mierze uzależnione jest od rodzaju danych, jakie chcemy zabezpieczyć. Niemałe znaczenie ma też ciągłe monitorowanie zagrożeń. U podstaw bezpieczeństwa leżą przede wszystkim kopie zapasowe – należy je wykonywać regularne, co zwiększa szansę na odzyskanie danych w razie ataku hakerskiego lub awarii. Regularne zmiany hasła oraz stosowanie z nich wielkich liter lub specjalnych znaków to wręcz konieczność. Trudne do złamania hasła znacząco zwiększają bezpieczeństwo poprzez zablokowanie potencjalnego ataku hakerskiego oraz ograniczają dostęp do danych osobom, które nie są do tego upoważnione. Hasła warto ustalić w komputerach służbowych, na kontach pocztowych, dostępach do serwerów lub nawet przy poszczególnych programach. Innym polecanym sposobem na zwiększenie bezpieczeństwa jest regularne aktualizowanie oprogramowania, między innymi po to, aby wykluczyć luki w zabezpieczeniach lub błędy. Zapominając o tym możemy narażać się nie tylko na ataki cyberprzestępców, ale też błędy systemowe, nierzadko prowadzące do utraty cennych danych. Co więcej, przechowywanie danych na komputerze stacjonarnych nie jest już uznawane za optymalne rozwiązanie, o wiele bardziej rozsądniejszym wyjściem jest korzystanie z serwerów.
Jak zabezpieczyć fizyczne dokumenty w firmie?
Chociaż żyjemy w świecie, w którym coraz częściej stawia się na technologie i elektroniczne rozwiązania, w dalszym ciągu w wielu firmach przechowywane są fizyczne dokumenty. One również powinny być odpowiednio zabezpieczone, na przykład przechowywane w szafkach wykonanych z solidnych materiałów oraz wyposażonych w zamki. Dużą wytrzymałością charakteryzują się szafy metalowe producent tego typu produktów często dba o ich doskonałe parametry – na przykład charakteryzują się odpornością na ogień i wodę. Często są one stosowane do przechowywania nie tylko dokumentów, ale też łatwopalnych materiałów – na przykład w laboratoriach. Często wyposażone są nie tylko w zamek kluczowy, ale też na kod lub odcisk palca.
